O ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ATEKPC

            O ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ATEKPC

Veja como a empresa ATEKPC, do ramo de PCs, sobressaiu a difíceis condições mercadológicas. Utilizou-se de estratégias inteligentes para organizar sua produção, criatividade e administração, desse modo,tornando-se  empresa competitiva. Leia o resumo do artigo científico da Universidade de Harvard e aprenda com as melhores empresas vencedoras do mundo.

Fichamento de Estudo de Caso

No artigo em estudo encontramos a evidente necessidade de implantação de um projeto de melhoria concernente a qualidade, organização e produtividade na indústria de computadores AtekPC, esta ameaçada pela entrada de novos fabricantes, em especial, agressivos produtores asiáticos. Para conseguir executar ações de organização, seu Diretor de Informática John Strider cria um novo Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO). Strider percebeu que esta iniciativa aprovada há alguns meses deveria ser corretamente implementada, caso contrário, o que seria a solução para alavancar a AtekPC nestes momentos de transição tornaria  mais uma preocupação somada a lista de problemas existentes. Strider contratou pessoas talentosas e experientes no programa PMO, estes apesar de deterem grande conhecimento nesta área, não conheciam o mercado de PC, assim como não conheciam a cultura da AtekPC. Strider compreendeu que por conta da cultura arraigada na empresa o novo processo de implantação do PMO deveria adentrar lentamente através de pequenas mudanças em um longo período de tempo. Se por ventura houvesse a força da autoridade agindo sobre a cultura, o sucesso do PMO estaria seriamente comprometido. Strider estava consciente da essência da implantação da PMO, que se traduz no alinhamento de direções estratégicas de negócios com uso dos recursos de TI. Mudanças significativas ocorreram ao longo dos anos com a indústria e o mercado de PCs, que vai desde a queda de custos até a substituição de computadores por aparelhos de celulares. Com a forte concorrência e crescente diminuição das vendas de PCs, os fabricantes usavam cada vez mais a estratégia de redução de custos. Também buscaram aumentar a eficiência das cadeias de suprimentos e redução dos custos de distribuição, objetivando a retomada da margem de lucro. Alguns acontecimentos tecnológicos ocorreram para que computadores fossem substituídos por outros produtos substitutos, tais como: 1) Cada vez mais os usuários de PCs foram substituindo funções antes executadas apenas por PCs e Nootbook por aparelhos celulares, assim como a criação de PDAs e software de aplicativos baseada na internet;  2) E-mails poderiam ser enviados por aparelhos celulares, estes mais práticos, rápidos e cômodos; 3) Muitas empresas não precisavam mais de computadores com grande capacidade de processamento e armazenamento, pois muitos aplicativos disponíveis na internet serviam para substituir essa necessidade, por isso muitos usuários de computadores estavam adquirindo maquinas mais baratas. Para superar essas mudanças, a indústria de computadores, que durante anos encontrava-se acomodada em posição privilegiada no mercado atuante, agora estava forçada a modificar seu direcionamento. Para isso, buscou cortar custos, aperfeiçoar operações utilizando-se, ironicamente, da própria tecnologia da informática. Procurou criar novos produtos e angariar novos mercados com o objetivo de manter o crescimento da receita, consequentemente, a lucratividade. Em relação a AtekPC, esta tornou-se fabricante de médio porte nos EUA. No Ano de  2006 atingiu vendas de $1,9 bilhões, e chega a empregar mais 2100 funcionários diretamente. No momento de mudanças no mercado a AtekPC tornava-se uma indústria madura e lutava pela sobrevivência entre outros fabricantes de computadores pelo mundo afora. Para tornar-se mais agressiva e apresentar diferencial competitivo perante o mercado e concorrentes, o Diretor Strider, salientou veementemente a necessidade da AtekPC especializa-se no uso de TI e buscar mais agilidade nos projetos e operações em geral. Ao surgirem demandas advindas de novos projetos maiores, mais complexos e com o envolvimento de diversas áreas e tecnológicas mais avançadas, o sistema vigente de gerenciamento de projetos não mais daria de conta da demanda. Portanto, em outubro de 2006, como iniciativa, Strider criou o Escritório de Planejamento Estratégico EPE com o objetivo de propor mudanças de negócios, apesar do objetivo inicial está focado em projetos de TI. Vale lembrar que a tecnologia da informação utilizada pela AtekPC era adequada para  projetos pequenos e médios portes e  desenvolvidos informalmente sem a prática de padronizações. A partir de observações de pessoas envolvidas nos projetos, verificou-se que se realmente as pessoas quisessem ser agressivas e mais competitivas a qualidade do trabalho deveria melhorar e que poderiam aperfeiçoar suas habilidades. A partir da criação do EPE deriva o plano para a criação do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), uma metodologia de gerenciamento de projetos para todas as áreas. O objetivo da PMO consistia basicamente em: 1) Abordar projetos de grande escala e mais complexo; 2) Criar padronizações no gerenciamento e 3) Conseguir melhorias no planejamento e no desempenho das iniciativas. Verifica-se que algo crítico ocorria nas últimas décadas: os projetos focavam suas operações e manutenções na área comercial, enquanto os sistemas de integração entre funções e a tecnologia da informática/internet não passavam de necessidades emergentes nesta indústria e neste mercado. Em destaque encontra-se a equipe de PMO Gerenciada por Mark Nelson, que estava sendo bem recebida e estabeleceu o consenso de que suas responsabilidades estavam com o estabelecimento, a publicação e a disseminação da prática de projetos, padrões e ferramentas. Em contrapartida, o gerenciamento de portfólio e o arquivamento de responsabilidades (o estabelecimento de registros de arquivos de projetos para o compartilhamento de conhecimento) não estavam sendo praticados. Outro problema encontrado por Nelson, refere-se à autoridade, entendia que não deveria exercê-la agressivamente, mas, deveria ser conquistada através da valorização dos serviços do PMO.  A AtekPC enfrentou um desafio ao tentar implantar os novos métodos e padrões, visto ser a empresa desatenta aos processos, a padronizações consistentes e disciplinas. Os colaboradores da AtekPC eram conscientes de que seu futuro dependeria da aplicação de padrões e processos para melhor administrar seus projetos e seguir em frente, mesmo assim, era difícil a implantação de um ambiente PMO, visto este ser um processo contracultura empresarial da AtekPC. Conforme analisado por  Larry Fiel( Diretor do Grupo de Apoio de Gerenciamento de Projetos), este percebeu que não podia ser tão rígido, dado a cultura organizacional daquele momento, e que o caminho a ser percorrido deveria ser flexível e tolerante. A equipe de PMO enfrentou alguns problemas tais como: 1) Indisponibilidade da equipe de TI para implantar mudanças; 2) A necessidade de adaptações de novas práticas de gerenciamento de projetos; 3) Pouca experiência dos gerentes para lidar com gerenciamento de projetos e 4) Inadequada utilização de ferramentas de software; 5) A equipe de TI sentia-se atraída pela informalidade e 6) Falta de compreensão nos níveis de valores de gerenciamento de projetos formais. Para melhor promover o PMO a equipe forneceu tutoria, aconselhamento e treinamento. Nelson, focou seus esforços nas áreas funcionais com o intuito de angariar  comprometimento e para tal usou sua equipe no auxílio e direcionamento de projetos básicos para os projetos principais.  Assim, também, reconheceu que esse era um trabalho lento e exigia muita paciência. Sua força consistia em criar e fornecer um sucesso comprovado. Assim, surgiu o entendimento de que deveria trabalhar com grupos de negócios um de cada vez, e desse modo conseguiria o comprometimento de cada grupo com o PMO. Então a implantação do PMO foi bem recebida em alguns grupos como o de produção inicialmente depois o grupo de vendas. Conclusivamente para Strider algumas questões relativas à implantação do PMO na indústria de PCs deveriam ser consideradas para torná-la mais agressiva diante o concorrido mercado de PCs, tais como: 1º) A cultura da empresa constituía-se num ponto crítico, portanto, deveria agir lentamente através de pequenas conquistas com o objetivo de angariar a confiança e adesão dos gerentes e da equipe e 2º) Se a velocidade de implantação através de pequenos passos e pequenos sucessos era o suficiente para agilizar os processos e implantação das necessárias padronizações na AtekPC.

REFERÊNCIA:

MCFARLAN, F. Warren; KEIL, Mark, HUPP, John;O Escritório de Gerenciamento de Projetos AtekPC,  Harvard Business School Publishing, Boston, 2007.

 Fonte : Espaço virtual da Pós-Graduação da Universidade Estácio de Sá.

UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ

MBA EM CONSULTORIA EMPRESARIAL

Cícero Duarte Amaral

Bacharel em Ciências Econômicas -URCA

Pós Graduado :Competências Gerenciais - Faculdade Leão Sampaio

Pós Graduado : Consultoria Empresarial - Faculdade Estácio de Sá